Etika Bertelepon di Kantor
Siapapun sudah tahu cara menggunakan
dan berbicara di telepon. Karena benda yang satu ini memang sangat
familiar di antara alat komunikasi lainnya. Tetapi, meskipun berbicara
di telepon itu mudah, ada etika dan aturan tersendiri. Anda tidak bisa
langsung 'nyerocos' ini itu begitu ada nada 'hallo' di seberang sana.
Sekalipun Anda bukan operator telepon, Anda perlu tau aturan dalam
bertelepon ria. Karena apapun pekerjaan Anda, pasti tak terlepas dari
urusan telepon bukan? Berikut ini etika bicara di telepon, baik dalam
menelepon maupun 'menerima' telepon.
• Menelepon
- Ucapkan
salam begitu telepon diangkat di seberang sana. Misalnya 'selamat pagi',
'selamat siang', dst. Jangan sampai ketika telepon diangkat Anda
langsung pada Pembicaraan, seperti "Saya mau membicarakan masalah utang
piutang dengan...." Kalau Anda melakukannya Anda bisa dicap nggak sopan.
-
Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas
lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda
tuju. Misalnya "Saya Rina dari PT. Cipta Bahagia, bisa bicara dengan Ibu
Shanty di bagian billing...?" Jangan langsung 'menuduh' "Ini Ibu Shanty
ya..?"
- Ucapkan terima kasih jika Anda disuruh menunggu. Jangan
menggerutu atau ingin buru-buru, misalnya "Cepetan ya penting nih..!"
Jika ternyata orang yang Anda cari tidak ada di tempat, sampaikan
keinginan Anda untuk meninggalkan pesan. Sebelumnya tanyakan dulu
"Apakah saya bisa meninggalkan pesan..?. Jika bisa, beritahukan pesan
Anda dengan jelas. Jangan lupa sebutkan identitas diri Anda sekali lagi,
seperti nama, nomor telepon, dan alamat kantor. Kemudian ucapkan terima
kasih dan salam untuk mengakhiri pembicaraan.
• Menjawab telepon
- Ucapkan salam begitu Anda mengangkat telepon. Jangan mengangkat
telepon setelah lebih dari tiga kali deringan. Kemudian sebutkan nama
Anda dan perusahaan. Misalnya, "Selamat siang, PT. Biru Laut dengan
Dewi, bisa saya bantu?"
- Bila si penelepon menanyakan keberadaan
orang lain, tanyakan terlebih dulu siapa namanya sebelum Anda
memberitahukan keberadaan orang yang dicarinya. Seperti, "Maaf dengan
siapa saya bicara..?"
- Bila orang yang dituju tidak ada di
tempat, beritahukan dengan sopan dan tawarkan padanya untuk meninggalkan
pesan. "Maaf Pak Rudi sedang tidak ada di tempat. Anda mau meninggalkan
pesan..?" Jika ia meninggalkan pesan, catat isi pesannya dengan jelas.
Jangan pernah lupa mencatat nama dan nomor telepon si penelepon.
-
Pastikan si penelepon percaya bahwa Anda akan menyampaikan pesannya
dengan baik. "Saya akan segera sampaikan pesan Anda.." Kemudian ucapkan
salam ketika mengakhiri pembicaraan.
Pada intinya usahakan untuk
selalu sopan dalam berbicara di telepon. Ingat, meskipun tidak bertatap
muka secara langsung, dari nada dan cara Anda bicara di telepon, orang
akan mudah membaca karakter Anda. Maka jangan lupakan etika
bertelepon..!
Teknik Cepat Negosiasi
Dalam dunia kerja, Anda
memang tidak terlepas dari negosiasi. Baik negosiasi gaji, Tugas, proyek
dengan klien, dll. Tapi tidak semua orang loh memiliki kemampuan
negosiasi yang baik. Diperlukan pengetahuan dan kecakapan tersendiri
agar Anda memiliki kemampuan negosiasi yang memadai. Di bawah ini adalah
prinsip yang dapat membantu Anda meningkatkan dan menguatkan kemampuan
negosiasi.
- Fokuskan pada keuntungan kedua belah pihak. Artinya
bagaimana Anda dan pihak lawan tidak saling dirugikan. Fokuskan diri
pada bagaimana Anda dan pihak lawan bisa menang. Di sini Anda harus
melupakan tentang bagaimana menjatuhkan lawan. Sebaiknya Anda harus
berpikir bijak dengan cara mencari solusi yang menguntungkan kedua belah
pihak.
- Tetap berpatokan pada keinginan Anda. Tetaplah focus
pada tujuan negosiasi Anda, jangan terpengaruh oleh trik-trik yang
dilancarkan lawan sehingga mempengaruhi tujuan semula. Fokuslah pada
pemecahan masalah dan jangan libatkan emosi dalam negosiasi Anda. Karena
emosi membuat Anda tidak objektif dan konsentrasi.
- Ketahuilah
gaya negosiasi orang yang Anda ajak negosiasi. Jika dia seorang yang
humoris, nggak ada salahnya Anda selipkan humor dalam negosiasi Anda.
Tetapi sebaliknya jika ia seorang yang serius, bersikaplah serius juga.
Hal ini akan memudahkan Anda dalam menghadapi dan menyelesaikan proses
negosiasi dengannya.
- Fokuslah pada tujuan. Memang tujuan itu
berbeda-beda. Namun ini adalah saat yang tepat menyatukan perbedaan
tujuan tersebut menjadi sebuah jalan yangmenguntungkan kedua belah
pihak. Memikirkan posisi hanya akan mengganggu proses negosiasi.
-
Jangan mudah tergiur oleh hal-hal yang Anda sukai saat negosiasi.
Misalnya, pihak lawan menawarkan sesuatu yang Anda suka tetapi di sisi
lain bisa merugikan Anda. Jangan langsung mengiyakan jika Anda ditawari
sesuatu saat negosiasi.
- Dengarkan negosiasi yang ditawarkan dan
ajukan pertanyaan untuk setiap point yang belum jelas. Sehingga Anda
akan menemukan kesepakatan yang lebih baik dari Kemungkinan yang
sebelumnya Anda pikirkan.
Nah mulai sekarang, asahlah kemampuan
negosiasi Anda. Bagi yang merasa belum memiliki kemampuan ini, latihlah
dari sekarang. Percaya deh, kepiawaian Anda dalam bernegosiasi akan
sangat menunjang karir Anda. Selamat bernegosiasi..
Kata-kata Sederhana Penunjang Sukses
Bicara
memang mudah, karena apapun yang ada dalam pikiran Anda bisa langsung
Anda ungkapkan dalam bentuk kata-kata. Tetapi ada beberapa kata-kata
sederhana yang kedengarannya sepele namun memberi dampak cukup besar
bagi suksesnya sosialisasi dan pergaulan Anda di kantor, jika Anda tidak
lupa mengucapkannya. Apa aja sih kata-kata itu? Coba deh simak di bawah
ini:
- Terima kasih
Jangan pernah lupa mengucapkan 'terima
kasih' setiap kali Anda mendapatkan sesuatu dari rekan kantor Anda. Baik
berupa barang, makanan, pujian, maupun bantuan pekerjaan. Apalagi jika
bos yang memberikannya. Ucapan klasik dan sederhana ini menandakan Anda
bisa menghargai orang lain. Percaya deh, jika Anda mengucapkannya orang
pun akan lebih menghargai Anda.
- Tolong
Kata 'tolong' harus
Anda ucapkan setiap kali Anda meminta pertolongan orang lain. Ini
merupakan etiket dasar yang menandakan Anda punya sopan santun.
Sekalipun posisi Anda bos dan ingin memerintahkan anak buah, jangan lupa
sertai dengan kata 'tolong'. Misalnya "Tolong selesaikan proposal
kerjasama ini...." Tanpa kata 'tolong' Anda terkesan diktaktor dan
bossy, apalagi jika Anda selevel dengan orang yang Anda mintai tolong.
- Maaf
Kata 'maaf' mutlak Anda ucapkan jika Anda melakukan kesalahan. Datang
terlambat ke kantor, nggak memenuhi deadline, atau salah menyebutkan
sesuatu merupakan beberapa kesalahan yang sangat membutuhkan kata
'maaf'. Segera akui kesalahan Anda pada bos dan perbaiki kesalahan
tersebut. Kata 'maaf' juga diperlukan untuk hal-hal kecil seperti lupa
mengembalikan buku teman, menyenggol rekan di lift, dll. Orang yang tak
pernah
mengucapkan kata maaf atas kesalahan yang diperbuat hanyalah orang-orang sombong dan munafik.
- Salam
Ucapan salam seperti 'hallo', 'selamat pagi', atau 'hai' juga cukup
penting Anda ucapkan jika Anda berpapasan dengan teman kantor, bos, atau
siapa saja yang Anda kenal di kantor. Begitu juga jika Anda menerima
telpon atau menelepon. Walau terkesan basa-basi tapi hal ini merupakan
etika pergaulan. Jangan lupa tampilkan senyum Anda setiap kali berjumpa
dengan mereka. Jika Anda ingin meninggalkan orang yang Anda ajak bicara,
nggak ada salahnya Anda ucapkan, 'sampai jumpa', atau 'sampai ketemu
lagi'. Percaya deh, walau sederhana dan sepele, kata-kata tersebut cukup
'mujarab' untuk memuluskan pergaulan Anda di kantor. Tapi tentu saja
lakukanlah dengan tulus, bukan sekedar 'formalitas'. Nah sukses dalam
pergaulan di kantor pun akan membantu Anda sukses dalam karir bukan..?
Kiat Mudah Mempercayai Orang Lain
Kepercayaan
memang merupakan faktor penting dalam membina hubungan profesionalisme
di dunia kerja. Selain Anda harus dipercaya, Anda pun harus mempercayai
rekan-rekan kerja.Apalagi jika posisi Anda di level koordinator ataupun
manager.Anda dituntut untuk mempercayai staf dan bawahan Anda.
Tapi
memang mempercayai orang lain tidaklah gampang. Bagaimana tidak?
Percaya pada diri sendiri pun masih tergolong sulit, apalagi percaya
pada orang lain. Jika Anda tidak mempercayai rekan kerja atau anak buah
sulit terjalin kerja sama yang solid.
Seorang pakar karir John C.
Maxwell mengatakan bahwa orang lain mungkin berhasil atau gagal untuk
memenuhi harapan Anda pada mereka. Jika Anda menunjukkan sikap keraguan
kepada orang lain, mereka akan membalas kurangnya kepercayaan Anda
dengan sikap sedang-sedang saja. Akan tetapi, jika Anda percaya pada
mereka dan mengharap mereka bekerja dengan baik, mereka akan menjalani
pekerjaan ekstra dan mengerahkan seluruh potensinya.
So, jika Anda
tidak pernah mempercayai orang lain, ubahlah cara berpikir Anda dan
mulailah percaya pada orang lain. Hidup Anda akan lebih baik.
Kepercayaan Anda merupakan hadiah yang luar biasa. Jika Anda memberikan
uang pada orang lain, maka uang itu habis dibelanjakan. Berikan sumber
daya pada orang lain, maka sumber daya itu akan dimanfaatkan sepenuhnya.
• Namun berikanlah kepercayaan Anda,
mereka akan yakin, bersemangat, dan percaya diri. Mereka akan
termotivasi untuk berkarya lebih baik lagi. Nah, akhirnya bagaimana
menjadi orang yang percaya pada orang lain? Berikut Anda simak kiat
berikut:
• Percayalah kepada mereka sebelum berhasil
Setiap
orang memiliki potensi tersendiri di dalam dirinya, walaupun potensi itu
mungkin masih tersembunyi. Setiap kali Anda percaya pada mereka, Anda
telah menggali potensi tersebut dan memberi kesempatan untuk berkembang.
Kepercayaan Anda merupakan dorongan agar setiap orang berkembang pada
waktunya.
• Teguhkan kekuatan mereka
Cara terbaik untuk
memperlihatkan kepercayaan dan memotivasi orang adalah dengan memusatkan
perhatian Anda pada kekuatan mereka. Dengan demikian Anda membantu
mereka percaya bahwa mereka memiliki apa yang mereka perlukan untuk
berhasil.
• Jangan lupakan kesuksesan mereka di masa lalu
Agar
Anda lebih mempercayai mereka, ingatlah kesuksesan mereka di masa lalu.
Keberhasilan mereka di masa lalu paling tidak, dapat memuluskan
kesuksesan mereka di masa depan.
• Tanamkan kepercayaan ketika mereka gagal
Meskipun mereka mengalami kegagalan hendaknya kepercayaan Anda pada
mereka jangan berkuang. Bukankah kegagalan adalah bagian dari kehidupan.
Tunjukkan bahwa sukses adalah suatu perjalanan, suatu proses, bukan
sekedar tujuan.
• Rasakanlah kemenangan bersama-sama
Setiap
mereka meraih keberhasilan, cobalah rasakan bersama-sama. Yakinkan bahwa
mereka sedang berada dalam kemenangan. Hal ini dapat memotivasi Anda
dan mereka agar meraih kemenangan yang lebih besar.
• Gambarkan sukses masa depan mereka
Anda perlu menggambarkan bagaimana visi dan bentuk sukses masa depan
mereka. Hal ini akan membangun, memotivasi mereka untuk terus maju.
Sehingga mereka tidak akan berhenti pada satu kesuksesan, melainkan
terus mencari kesuksesan yang lebih baik.
Nah, bagaimana dengan
Anda sendiri? Sudahkah Anda mempercayai orang lain? Bila belum, tips di
atas boleh Anda coba. Yakin deh jika Anda menaruh kepercayaan penuh pada
mereka, mereka pun akan mempercayai Anda. Sehingga kesuksesan yang
didambakan akan diraih bersama. Good luck...!
Menghadapi si Pasif Dalam Tim
Dalam
kerja tim, setiap anggota dituntut untuk aktif memberikan kontribusi
terbaik bagi timnya. Karena dalam satu tim tidak ada istilah
keberhasilan individu melainkan keberhasilan kelompok. Sehingga
masing-masing individu yang tergabung di dalamnya diharapkan dapat
mengerahkan segenap kemampuannya demi kemajuan bersama. Tapi bagaimana
jika dalam satu tim itu terdapat rekan yang pasif? Saat yang lain sudah
'berlari', sementara rekan yang pasif hanya diam di tempat. Tentu rekan
macam ini sangat tidak mendukung tim Anda bukan? Lalu bagaimana
menghadapinya?
Memiliki rekan kerja yang pasif, untuk sebagian
orang mungkin tak masalah. Malah si pasif bisa menjadi 'senjata
tersembunyi' yang mampu menampilkan Anda sebagai karyawan teladan,
karena potensi si pasif jauh di bawah Anda. Tapi sesungguhnya, bagi
sebuah teamwork, rekan yang pasif cukup melelahkan dan merepotkan
rekan-rekan lainnya. Karena apa yang menjadi tugasnya dalam tim
seringkali menjadi beban rekan-rekannya yang lain.Mengeluarkan si pasif
dari kelompok tentu bukan cara bijak.Tetapi membiarkannya dalam
kepasifan juga bukan langkah yang bijak. Untuk mengatasinya tips di
bawah ini mungkin bisa menolong Anda:
• Lebih tegas
Kadang
sikap pasif rekan yang pasif dipengaruhi oleh banyaknya toleransi dan
sikap penuh pemakluman di dalam tim. Misalnya setiap kali ia belum siap
dengan pekerjaannya, Anda maklum. Dia tidak bisa hadir dalam rapat Anda
no problem. Kalau begini terus ia tidak akan belajar aktif. Maka tak
perlu sungkan bersikap tegas demi kebaikan bersama.
• Jangan ragu menegur
Jika menyadari kesalahannya, jangan diam saja. Setiap kali ia lalai,
lupa, atau malas tegurlah dengan tegas. Kalau perlu buat daftar teguran
yang bisa Anda ungkapkan tiap hari. Tentu saja komunikasikan dalam
bahasa yang santun, agar tidak ada salah paham.
• Cerdas dalam pembagian kerja
Banyak kesalahan dilakukan terhadap si karyawan pasif.Karena dia sulit
bekerja cepat, maka dia diberikan pekerjaan yang mudah. Ini akan
memperparah keadaan. Biarkan Anda dan dia mengerjakan tugas yang rata.
Janganlupa tekankan padanya jika dia malas-malasan mengerjakan tugasnya
akan mempengaruhi hasil kerja yang lain.
• Jangan sering menghandle pekerjaannya
Jangan keseringan meng'cover' pekerjaannya yang terabaikan. Jika ingin
membantu, lebih baik ajarkan dia cara mengerjakan tugas lebih cepat.
• Jangan ikut-ikutan pasif
Kadang gaya dan ritme rekan kerja mempengaruhi rekannya yang lain.
Waspada, jangan sampai Anda terbawa-bawa pasif. Justru Andalah yang
harus mempengaruhinya untuk lebih sigap, smart, kreatif, sekaligus
disiplin.
Pada dasarnya masalah yang dihadapi oleh tiap individu
adalah tanggung jawab bersama. Jika Anda dan rekan-rekan lain peduli dan
saling menyemangati tentu tim Anda akan lebih solid dan berhasil
mencapai sukses. Nah lebih bijak jika Anda dan rekan-rekan membantunya
untuk menjadi aktif bukan..? Selamat bekerja..!