Komunikasi

Etika Bertelepon di Kantor
Siapapun sudah tahu cara menggunakan dan berbicara di telepon. Karena benda yang satu ini memang sangat familiar di antara alat komunikasi lainnya. Tetapi, meskipun berbicara di telepon itu mudah, ada etika dan aturan tersendiri. Anda tidak bisa langsung 'nyerocos' ini itu begitu ada nada 'hallo' di seberang sana. Sekalipun Anda bukan operator telepon, Anda perlu tau aturan dalam bertelepon ria. Karena apapun pekerjaan Anda, pasti tak terlepas dari urusan telepon bukan? Berikut ini etika bicara di telepon, baik dalam menelepon maupun 'menerima' telepon.
• Menelepon
- Ucapkan salam begitu telepon diangkat di seberang sana. Misalnya 'selamat pagi', 'selamat siang', dst. Jangan sampai ketika telepon diangkat Anda langsung pada Pembicaraan, seperti "Saya mau membicarakan masalah utang piutang dengan...." Kalau Anda melakukannya Anda bisa dicap nggak sopan.
- Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju. Misalnya "Saya Rina dari PT. Cipta Bahagia, bisa bicara dengan Ibu Shanty di bagian billing...?" Jangan langsung 'menuduh' "Ini Ibu Shanty ya..?"
- Ucapkan terima kasih jika Anda disuruh menunggu. Jangan menggerutu atau ingin buru-buru, misalnya "Cepetan ya penting nih..!" Jika ternyata orang yang Anda cari tidak ada di tempat, sampaikan keinginan Anda untuk meninggalkan pesan. Sebelumnya tanyakan dulu "Apakah saya bisa meninggalkan pesan..?. Jika bisa, beritahukan pesan Anda dengan jelas. Jangan lupa sebutkan identitas diri Anda sekali lagi, seperti nama, nomor telepon, dan alamat kantor. Kemudian ucapkan terima kasih dan salam untuk mengakhiri pembicaraan.
• Menjawab telepon
- Ucapkan salam begitu Anda mengangkat telepon. Jangan mengangkat telepon setelah lebih dari tiga kali deringan. Kemudian sebutkan nama Anda dan perusahaan. Misalnya, "Selamat siang, PT. Biru Laut dengan Dewi, bisa saya bantu?"
- Bila si penelepon menanyakan keberadaan orang lain, tanyakan terlebih dulu siapa namanya sebelum Anda memberitahukan keberadaan orang yang dicarinya. Seperti, "Maaf dengan siapa saya bicara..?"
- Bila orang yang dituju tidak ada di tempat, beritahukan dengan sopan dan tawarkan padanya untuk meninggalkan pesan. "Maaf Pak Rudi sedang tidak ada di tempat. Anda mau meninggalkan pesan..?" Jika ia meninggalkan pesan, catat isi pesannya dengan jelas. Jangan pernah lupa mencatat nama dan nomor telepon si penelepon.
- Pastikan si penelepon percaya bahwa Anda akan menyampaikan pesannya dengan baik. "Saya akan segera sampaikan pesan Anda.." Kemudian ucapkan salam ketika mengakhiri pembicaraan.
Pada intinya usahakan untuk selalu sopan dalam berbicara di telepon. Ingat, meskipun tidak bertatap muka secara langsung, dari nada dan cara Anda bicara di telepon, orang akan mudah membaca karakter Anda. Maka jangan lupakan etika bertelepon..!
Teknik Cepat Negosiasi
Dalam dunia kerja, Anda memang tidak terlepas dari negosiasi. Baik negosiasi gaji, Tugas, proyek dengan klien, dll. Tapi tidak semua orang loh memiliki kemampuan negosiasi yang baik. Diperlukan pengetahuan dan kecakapan tersendiri agar Anda memiliki kemampuan negosiasi yang memadai. Di bawah ini adalah prinsip yang dapat membantu Anda meningkatkan dan menguatkan kemampuan negosiasi.
- Fokuskan pada keuntungan kedua belah pihak. Artinya bagaimana Anda dan pihak lawan tidak saling dirugikan. Fokuskan diri pada bagaimana Anda dan pihak lawan bisa menang. Di sini Anda harus melupakan tentang bagaimana menjatuhkan lawan. Sebaiknya Anda harus berpikir bijak dengan cara mencari solusi yang menguntungkan kedua belah pihak.
- Tetap berpatokan pada keinginan Anda. Tetaplah focus pada tujuan negosiasi Anda, jangan terpengaruh oleh trik-trik yang dilancarkan lawan sehingga mempengaruhi tujuan semula. Fokuslah pada pemecahan masalah dan jangan libatkan emosi dalam negosiasi Anda. Karena emosi membuat Anda tidak objektif dan konsentrasi.
- Ketahuilah gaya negosiasi orang yang Anda ajak negosiasi. Jika dia seorang yang humoris, nggak ada salahnya Anda selipkan humor dalam negosiasi Anda. Tetapi sebaliknya jika ia seorang yang serius, bersikaplah serius juga. Hal ini akan memudahkan Anda dalam menghadapi dan menyelesaikan proses negosiasi dengannya.
- Fokuslah pada tujuan. Memang tujuan itu berbeda-beda. Namun ini adalah saat yang tepat menyatukan perbedaan tujuan tersebut menjadi sebuah jalan yangmenguntungkan kedua belah pihak. Memikirkan posisi hanya akan mengganggu proses negosiasi.
- Jangan mudah tergiur oleh hal-hal yang Anda sukai saat negosiasi. Misalnya, pihak lawan menawarkan sesuatu yang Anda suka tetapi di sisi lain bisa merugikan Anda. Jangan langsung mengiyakan jika Anda ditawari sesuatu saat negosiasi.
- Dengarkan negosiasi yang ditawarkan dan ajukan pertanyaan untuk setiap point yang belum jelas. Sehingga Anda akan menemukan kesepakatan yang lebih baik dari Kemungkinan yang sebelumnya Anda pikirkan.
Nah mulai sekarang, asahlah kemampuan negosiasi Anda. Bagi yang merasa belum memiliki kemampuan ini, latihlah dari sekarang. Percaya deh, kepiawaian Anda dalam bernegosiasi akan sangat menunjang karir Anda. Selamat bernegosiasi..
Kata-kata Sederhana Penunjang Sukses
Bicara memang mudah, karena apapun yang ada dalam pikiran Anda bisa langsung Anda ungkapkan dalam bentuk kata-kata. Tetapi ada beberapa kata-kata sederhana yang kedengarannya sepele namun memberi dampak cukup besar bagi suksesnya sosialisasi dan pergaulan Anda di kantor, jika Anda tidak lupa mengucapkannya. Apa aja sih kata-kata itu? Coba deh simak di bawah ini:
- Terima kasih
Jangan pernah lupa mengucapkan 'terima kasih' setiap kali Anda mendapatkan sesuatu dari rekan kantor Anda. Baik berupa barang, makanan, pujian, maupun bantuan pekerjaan. Apalagi jika bos yang memberikannya. Ucapan klasik dan sederhana ini menandakan Anda bisa menghargai orang lain. Percaya deh, jika Anda mengucapkannya orang pun akan lebih menghargai Anda.
- Tolong
Kata 'tolong' harus Anda ucapkan setiap kali Anda meminta pertolongan orang lain. Ini merupakan etiket dasar yang menandakan Anda punya sopan santun. Sekalipun posisi Anda bos dan ingin memerintahkan anak buah, jangan lupa sertai dengan kata 'tolong'. Misalnya "Tolong selesaikan proposal kerjasama ini...." Tanpa kata 'tolong' Anda terkesan diktaktor dan bossy, apalagi jika Anda selevel dengan orang yang Anda mintai tolong.
- Maaf
Kata 'maaf' mutlak Anda ucapkan jika Anda melakukan kesalahan. Datang terlambat ke kantor, nggak memenuhi deadline, atau salah menyebutkan sesuatu merupakan beberapa kesalahan yang sangat membutuhkan kata 'maaf'. Segera akui kesalahan Anda pada bos dan perbaiki kesalahan tersebut. Kata 'maaf' juga diperlukan untuk hal-hal kecil seperti lupa mengembalikan buku teman, menyenggol rekan di lift, dll. Orang yang tak pernah
mengucapkan kata maaf atas kesalahan yang diperbuat hanyalah orang-orang sombong dan munafik.
- Salam
Ucapan salam seperti 'hallo', 'selamat pagi', atau 'hai' juga cukup penting Anda ucapkan jika Anda berpapasan dengan teman kantor, bos, atau siapa saja yang Anda kenal di kantor. Begitu juga jika Anda menerima telpon atau menelepon. Walau terkesan basa-basi tapi hal ini merupakan etika pergaulan. Jangan lupa tampilkan senyum Anda setiap kali berjumpa dengan mereka. Jika Anda ingin meninggalkan orang yang Anda ajak bicara, nggak ada salahnya Anda ucapkan, 'sampai jumpa', atau 'sampai ketemu lagi'. Percaya deh, walau sederhana dan sepele, kata-kata tersebut cukup 'mujarab' untuk memuluskan pergaulan Anda di kantor. Tapi tentu saja lakukanlah dengan tulus, bukan sekedar 'formalitas'. Nah sukses dalam pergaulan di kantor pun akan membantu Anda sukses dalam karir bukan..?
Kiat Mudah Mempercayai Orang Lain
Kepercayaan memang merupakan faktor penting dalam membina hubungan profesionalisme di dunia kerja. Selain Anda harus dipercaya, Anda pun harus mempercayai rekan-rekan kerja.Apalagi jika posisi Anda di level koordinator ataupun manager.Anda dituntut untuk mempercayai staf dan bawahan Anda.
Tapi memang mempercayai orang lain tidaklah gampang. Bagaimana tidak? Percaya pada diri sendiri pun masih tergolong sulit, apalagi percaya pada orang lain. Jika Anda tidak mempercayai rekan kerja atau anak buah sulit terjalin kerja sama yang solid.
Seorang pakar karir John C. Maxwell mengatakan bahwa orang lain mungkin berhasil atau gagal untuk memenuhi harapan Anda pada mereka. Jika Anda menunjukkan sikap keraguan kepada orang lain, mereka akan membalas kurangnya kepercayaan Anda dengan sikap sedang-sedang saja. Akan tetapi, jika Anda percaya pada mereka dan mengharap mereka bekerja dengan baik, mereka akan menjalani pekerjaan ekstra dan mengerahkan seluruh potensinya.
So, jika Anda tidak pernah mempercayai orang lain, ubahlah cara berpikir Anda dan mulailah percaya pada orang lain. Hidup Anda akan lebih baik. Kepercayaan Anda merupakan hadiah yang luar biasa. Jika Anda memberikan uang pada orang lain, maka uang itu habis dibelanjakan. Berikan sumber daya pada orang lain, maka sumber daya itu akan dimanfaatkan sepenuhnya.
• Namun berikanlah kepercayaan Anda,
mereka akan yakin, bersemangat, dan percaya diri. Mereka akan termotivasi untuk berkarya lebih baik lagi. Nah, akhirnya bagaimana menjadi orang yang percaya pada orang lain? Berikut Anda simak kiat berikut:
• Percayalah kepada mereka sebelum berhasil
Setiap orang memiliki potensi tersendiri di dalam dirinya, walaupun potensi itu mungkin masih tersembunyi. Setiap kali Anda percaya pada mereka, Anda telah menggali potensi tersebut dan memberi kesempatan untuk berkembang. Kepercayaan Anda merupakan dorongan agar setiap orang berkembang pada waktunya.
• Teguhkan kekuatan mereka
Cara terbaik untuk memperlihatkan kepercayaan dan memotivasi orang adalah dengan memusatkan perhatian Anda pada kekuatan mereka. Dengan demikian Anda membantu mereka percaya bahwa mereka memiliki apa yang mereka perlukan untuk berhasil.
• Jangan lupakan kesuksesan mereka di masa lalu
Agar Anda lebih mempercayai mereka, ingatlah kesuksesan mereka di masa lalu. Keberhasilan mereka di masa lalu paling tidak, dapat memuluskan kesuksesan mereka di masa depan.
• Tanamkan kepercayaan ketika mereka gagal
Meskipun mereka mengalami kegagalan hendaknya kepercayaan Anda pada mereka jangan berkuang. Bukankah kegagalan adalah bagian dari kehidupan. Tunjukkan bahwa sukses adalah suatu perjalanan, suatu proses, bukan sekedar tujuan.
• Rasakanlah kemenangan bersama-sama
Setiap mereka meraih keberhasilan, cobalah rasakan bersama-sama. Yakinkan bahwa mereka sedang berada dalam kemenangan. Hal ini dapat memotivasi Anda dan mereka agar meraih kemenangan yang lebih besar.
• Gambarkan sukses masa depan mereka
Anda perlu menggambarkan bagaimana visi dan bentuk sukses masa depan mereka. Hal ini akan membangun, memotivasi mereka untuk terus maju. Sehingga mereka tidak akan berhenti pada satu kesuksesan, melainkan terus mencari kesuksesan yang lebih baik.
Nah, bagaimana dengan Anda sendiri? Sudahkah Anda mempercayai orang lain? Bila belum, tips di atas boleh Anda coba. Yakin deh jika Anda menaruh kepercayaan penuh pada mereka, mereka pun akan mempercayai Anda. Sehingga kesuksesan yang didambakan akan diraih bersama. Good luck...!
Menghadapi si Pasif Dalam Tim
Dalam kerja tim, setiap anggota dituntut untuk aktif memberikan kontribusi terbaik bagi timnya. Karena dalam satu tim tidak ada istilah keberhasilan individu melainkan keberhasilan kelompok. Sehingga masing-masing individu yang tergabung di dalamnya diharapkan dapat mengerahkan segenap kemampuannya demi kemajuan bersama. Tapi bagaimana jika dalam satu tim itu terdapat rekan yang pasif? Saat yang lain sudah 'berlari', sementara rekan yang pasif hanya diam di tempat. Tentu rekan macam ini sangat tidak mendukung tim Anda bukan? Lalu bagaimana menghadapinya?
Memiliki rekan kerja yang pasif, untuk sebagian orang mungkin tak masalah. Malah si pasif bisa menjadi 'senjata tersembunyi' yang mampu menampilkan Anda sebagai karyawan teladan, karena potensi si pasif jauh di bawah Anda. Tapi sesungguhnya, bagi sebuah teamwork, rekan yang pasif cukup melelahkan dan merepotkan rekan-rekan lainnya. Karena apa yang menjadi tugasnya dalam tim seringkali menjadi beban rekan-rekannya yang lain.Mengeluarkan si pasif dari kelompok tentu bukan cara bijak.Tetapi membiarkannya dalam kepasifan juga bukan langkah yang bijak. Untuk mengatasinya tips di bawah ini mungkin bisa menolong Anda:
• Lebih tegas
Kadang sikap pasif rekan yang pasif dipengaruhi oleh banyaknya toleransi dan sikap penuh pemakluman di dalam tim. Misalnya setiap kali ia belum siap dengan pekerjaannya, Anda maklum. Dia tidak bisa hadir dalam rapat Anda no problem. Kalau begini terus ia tidak akan belajar aktif. Maka tak perlu sungkan bersikap tegas demi kebaikan bersama.
• Jangan ragu menegur
Jika menyadari kesalahannya, jangan diam saja. Setiap kali ia lalai, lupa, atau malas tegurlah dengan tegas. Kalau perlu buat daftar teguran yang bisa Anda ungkapkan tiap hari. Tentu saja komunikasikan dalam bahasa yang santun, agar tidak ada salah paham.
• Cerdas dalam pembagian kerja
Banyak kesalahan dilakukan terhadap si karyawan pasif.Karena dia sulit bekerja cepat, maka dia diberikan pekerjaan yang mudah. Ini akan memperparah keadaan. Biarkan Anda dan dia mengerjakan tugas yang rata. Janganlupa tekankan padanya jika dia malas-malasan mengerjakan tugasnya akan mempengaruhi hasil kerja yang lain.
• Jangan sering menghandle pekerjaannya
Jangan keseringan meng'cover' pekerjaannya yang terabaikan. Jika ingin membantu, lebih baik ajarkan dia cara mengerjakan tugas lebih cepat.
• Jangan ikut-ikutan pasif
Kadang gaya dan ritme rekan kerja mempengaruhi rekannya yang lain. Waspada, jangan sampai Anda terbawa-bawa pasif. Justru Andalah yang harus mempengaruhinya untuk lebih sigap, smart, kreatif, sekaligus disiplin.
Pada dasarnya masalah yang dihadapi oleh tiap individu adalah tanggung jawab bersama. Jika Anda dan rekan-rekan lain peduli dan saling menyemangati tentu tim Anda akan lebih solid dan berhasil mencapai sukses. Nah lebih bijak jika Anda dan rekan-rekan membantunya untuk menjadi aktif bukan..? Selamat bekerja..!